Backoffice-Assistent/in im kommerziellen Bereich (FR/DE)

Hauptaufgabe :

• Innerhalb des Unternehmens ist der/die Kaufmännische Koordinator/in dafür verantwortlich, das interne Support-Team der Verkaufsabteilung zu unterstützen. Diese Aufgabe umfasst die Verwaltung der Kontakte zu unserer Kundschaft von Käufern und Mietern von Wohnungen, Büros und Gewerbeimmobilien sowie die umfassende administrative Betreuung der Verkaufsabteilung. Die Position umfasst auch die kommerzielle Kommunikation des Unternehmens, die Verwaltung der Verkaufsunterlagen, die Vorbereitung von kommerziellen Briefen, die Verwaltung von Terminkalendern für Verkaufsmeetings, die Überprüfung von Verträgen und Kaufurkunden sowie Mietverträgen und die Überwachung der Finanztabellen der Verkäufe.

Verantwortlichkeiten und Aktivitäten :

• Verwaltung der Kundenkontakte :
  Der/die Verantwortliche für die kommerzielle Administration wird als erster Ansprechpartner intern für unsere Kundschaft fungieren und eine wesentliche Verkaufsunterstützung darstellen. Mit vollständiger Kenntnis unserer zum Verkauf stehenden Immobilien wird er/sie in der Lage sein, präzise auf alle Anfragen zu unseren Immobilienangeboten zu antworten, einen exzellenten Kundenservice sicherzustellen und somit zur Zufriedenheit und Loyalität unserer Kunden beizutragen.
• Kommerzielle Kommunikation :
  Diese Verantwortung vereint Aufgaben im Bereich der Unternehmenskommunikation und der Verwaltung von Verkaufsunterlagen. Der/die Verantwortliche ist zuständig für die Koordination der internen und externen Kommunikation und fördert effektiv unsere Immobilien-Investmentaktivitäten. Er/sie stellt außerdem sicher, dass die Verkaufsunterlagen stets verfügbar und aktuell sind, einschließlich der Websites der Projekte, der Kommunikation in sozialen Netzwerken, Broschüren und Präsentationen, um das Verkaufsteam zu unterstützen und ein konsistentes und professionelles Markenimage zu wahren.
• Administrative Betreuung der Verkaufsabteilung :
  Proaktive Übernahme der Erstellung und Vorbereitung von kommerziellen Briefen, Verwaltung der Terminkalender für Verkaufsmeetings zur Optimierung der Organisation der Abteilung, Überprüfung von Verkaufsverträgen und Mietverträgen auf ihre Richtigkeit sowie Überwachung der Finanztabellen der Verkäufe für eine präzise Analyse.

Gesuchtes Profil :

• Abschluss in einem relevanten Bereich mit bedeutender Erfahrung in der Immobilienbranche und/oder in der kaufmännischen Verwaltung (Kaufmännische/r Sekretär/in, Direktionssekretär/in, Architekt/in oder Innenarchitekt/in, Notariatsassistent/in).
• Perfekte Beherrschung der französischen und deutschen Sprache (in Wort und Schrift), unerlässlich für unsere Kunden im Großherzogtum Luxemburg und in Ostbelgien.
• Fortgeschrittene Fähigkeiten in Organisation, Zeitmanagement und Kommunikation sowie die Fähigkeit, Prioritäten effektiv zu verwalten.
• Fachkenntnisse in der Nutzung von IT-Tools und CRM-Software. Tiefgehendes Wissen über Kaufverträge und Mietverträge ist von Vorteil.
• Proaktivität, Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten, während man gleichzeitig ein aktives Mitglied des Teams ist.